근무표 작성 순서와 검토 체크리스트

칸을 채우기 전에 준비할 정보

먼저 대상 월, 직원 이름, 사용할 근무 유형을 한곳에 정리합니다. 근무 유형은 주간·야간·휴무처럼 짧고 서로 혼동되지 않는 이름이 좋습니다. 시간까지 공유해야 한다면 주간(09–18)처럼 핵심 시간을 함께 적습니다.

• 표의 제목과 대상 연월
• 직원 이름 또는 식별 가능한 약칭
• 실제로 쓰는 근무 유형과 약자
• 이번 달 입사자와 퇴사자, 그 날짜
• 미리 확정된 휴가·교육·행사 일정

수정이 적어지는 작성 순서

도구 화면 왼쪽을 위에서 아래로 내려가는 순서가 그대로 작성 순서입니다.

1. 근무 유형을 먼저 만듭니다. 색을 고르고 이름과 약자를 넣습니다. 표에는 약자가 표시되므로 한두 글자로 정합니다.
2. 직원을 등록합니다. 순서가 마음에 안 들면 이름 옆 ▲▼로 옮길 수 있습니다. 지웠다가 다시 넣을 필요가 없습니다.
3. 입사일과 퇴사일을 지정합니다. 이번 달 중간에 들어오거나 나가는 사람이 있을 때만 하면 됩니다.
4. 자동 배정으로 뼈대를 채웁니다. 반복되는 기본 근무를 한 번에 넣습니다.
5. 예외 일정을 손봅니다. 휴가·교육처럼 확정된 일정을 칠해 덮어씁니다.
6. 다른 사람의 눈으로 다시 읽습니다. 작성 기준을 모르는 사람이 직원과 날짜를 바로 찾을 수 있는지 확인합니다.

입사일·퇴사일을 지정하면 생기는 일

직원 이름 아래 입사 또는 퇴사를 누르면 달력이 열립니다. 지정한 기간 밖의 날짜는 표에서 빗금으로 표시되고 배정할 수 없습니다.

• 7월 20일 퇴사로 지정하면 21일부터 잠기고, 8월에는 목록에서 자동으로 빠집니다.
• 지난달 근무 기록은 그대로 남습니다. 나중에 지난달 표를 열어도 그대로 보입니다.
• 퇴사자는 목록 아래 지난 직원 항목에 접혀 들어갑니다. 복직하면 거기서 되돌릴 수 있습니다.

자동 배정 쓰는 법

한 달치를 손으로 채우면 200번 넘게 눌러야 합니다. 반복 주기가 있는 근무라면 자동 배정으로 한 번에 끝낼 수 있습니다.

1. 패턴을 만듭니다

자주 쓰는 형태는 빠른 설정 버튼으로 한 번에 들어갑니다.

요일마다 근무가 정해져 있고 특정 요일만 격주로 쉬는 경우에는 요일별로 만들기를 씁니다. 요일마다 근무 유형을 고르고, 격주로 돌릴 요일에만 체크하면 됩니다. 예를 들어 일요일만 한 주 걸러 쉰다면 일요일 칸에만 격주를 켭니다.

2. 대상과 기간을 정합니다

• 대상 — 전원에게 적용할지, 한 사람에게만 적용할지 고릅니다.
• 시작일·종료일 — 한 달 전체가 아니라 10일부터 20일까지처럼 일부만 채울 수도 있습니다.
• 밀기 — 전원을 고를 때만 씁니다. 1이면 직원끼리 하루씩 어긋나 교대가 돌아가고, 0이면 전원이 같은 근무를 합니다.
• 요일에 맞추기 — 켜면 월요일이 주기의 첫 칸이 됩니다. 주5일이나 격주처럼 요일이 중요한 근무에 필요합니다.

3. 미리보기로 확인한 뒤 채웁니다

버튼을 누르기 전에 미리보기에 결과가 먼저 나옵니다. 밀기 값을 바꾸면 즉시 반영되므로, 직원끼리 어떻게 어긋나는지 눈으로 보고 정할 수 있습니다. 미리보기와 실제 결과는 같은 계산을 씁니다.

일부만 고치기

전부 다시 짤 필요는 없습니다. 고치려는 범위에 따라 방법이 다릅니다.

휴대전화에서 쓸 때

휴대전화에서는 칸을 하나씩 눌러 배정합니다. 드래그는 표를 좌우로 넘기는 동작이라 칠하기에는 쓰이지 않습니다. 여러 칸을 한 번에 바꿔야 한다면 자동 배정의 대상·기간 기능을 쓰는 편이 빠릅니다.

배포 전 확인할 항목

공유용과 보관용을 나누기

단체 채팅방에는 이미지가 편리하지만, 나중에 수정하거나 기록을 확인하려면 백업 파일이 필요합니다. 직원에게는 최종 이미지를 공유하고, 작성자는 백업 파일을 별도 폴더에 보관하는 방식을 권합니다.

• 이미지로 저장 — 제목과 연월이 파일 이름에 자동으로 들어갑니다.
• 인쇄 — 인쇄 창에서 PDF로 저장할 수도 있습니다.
• 백업 파일 저장 — 모든 달의 기록이 함께 저장됩니다. 나중에 수정할 때 쓰는 파일입니다.